Fakturowanie – jak poprawnie wystawić fakturę ?

Fakturowanie – jak poprawnie wystawić fakturę ?

Prowadzenie własnej firmy daje komfort zarabiania na siebie, oraz wyznaczania godzin pracy, czy też zakresu działalności. Każdy początkujący przedsiębiorca ma wybór co do sposobu rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Jednym z nich jest właśnie VAT. W praktyce oznacza to, że fakturowanie to nic innego jak powstanie obowiązku podatkowego. W dokumencie znajdują się dane dotyczące zrealizowanej usługi, lub sprzedania towaru oraz dane dwóch stron których faktura dotyczy.

Faktura a rachunek

Nie każdy początkujący przedsiębiorca wie, na czym polega różnica pomiędzy tymi dwoma dokumentami. Otóż każdy prowadzący własną działalność gospodarczą ma obowiązek wykazania dokumentów potwierdzających sprzedaż swoich towarów bądź usług. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na bycie VAT-owcami wystawiają faktury, natomiast posiadacze działalności którzy zrezygnowali z płacenia VAT-u wystawiają rachunki.

Termin wystawiania faktury, a obowiązek VAT

Zgodnie z założeniami wymienionymi w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę należy wystawić do dnia 15-go miesiąca następującego po tym w którym dana usługa czy towar zostały sprzedane. Jednakże od tej ogólnej zasady istnieją pewne odstępstwa.

  1. Faktury dotyczące świadczenia usług związanych z budowlanką czyli budowlanych oraz budowlano-montażowych- tutaj termin wystawienia faktury wynosi 30 dni od dnia wykonania usługi.
  2. Faktury dotyczące czynności związanych z wydrukowaniem książek- tutaj termin wystawienia faktury wynosi 90 dni- od dnia w którym czynność została wykonana.

Zakończenie usługi, dostawa towaru a termin faktury

Zakończenie usługi – to nie tylko moment jest całkowitego ukończenia. To określenie odnosi się również do częściowo wykonanej usługi. W momencie w którym zakres usług jest dość rozległy, bardzo często są one rozbijane w czasie oraz oznaczane terminami ukończenia dla danego etapu. W związku z tym, za ukończoną usługę uznaje się konkretna część dla której termin danego etapu dobiegł końca. W momencie w którym taka usługa jest świadczona przez okres dłuższy niż rok, a jednocześnie nie upływają terminy rozliczeń bądź też płatności, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego. Taka sytuacja ma miejsce aż do momentu całkowitego zakończenia świadczenia usług.

Dostawa towaru – jest to moment w którym prawa do rozporządzania danym przedmiotem zostają przeniesione ze sprzedawcy na kupującego. W momencie nastąpienia właśnie tej czynności, następuje również moment w którym podatnik VAT zobowiązany jest do opodatkowania towaru.

Przy czym należy pamiętać, że nie zawsze dostawa towaru jest momentem w którym fizycznie to następuje. Obecnie dość sporo firm działa na odległość, świadczy usługi za pośrednictwem internetu, co oznacza, że bardzo często ten proces jest automatycznie wydłużony.

Termin faktury – w odniesieniu do usługi jaką jest dostarczanie towaru, najczęściej jest on przewidywalny. W momencie w którym dana firma zdecyduje się na złożenie zamówienia u przedsiębiorcy na konkretny towar oraz dostawę pod wskazany adres powstaje umowa kupna-sprzedaży, a tym samym powstaje obowiązek podatkowy. Zgodnie z założeniami zamówienie będzie posiadało status zrealizowanego w momencie, w którym zostanie odebrane przez kupującego. Sprzedający może przewidzieć termin dostawy, jednak nie zawsze wtedy towar znajdzie się u nabywcy. Rzeczywista data w której towar został dostarczony będzie oznaczona w szczegółowym i osobnym zestawieniu spółki.

Zasada rozliczenia podatku dochodowego

Obliczenie podatku dochodowego za dany okres rozliczeniowy można przedstawić w następujących punktach:

  1. Należy wyliczoną wcześniej kwotę przychodu od początku roku wpisać na sam początek, a następnie odjąć od niej koszty od początku roku- to działanie będzie miało na celu wykazanie kwoty dochodu.
  2. Należy od kwoty dochodu uzyskanej z punktu pierwszego odjąć realną do rozliczenia stratę z ubiegłych lat, a także jeśli takowe istnieją zsumowane zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne (tylko z danego roku podatkowego i tylko jeśli te koszty nie były zaliczane w KpiR).
  3. Kolejnym punktem jest pomnożenie tej podstawowy opodatkowania przez stawkę podatku, która wynosi 18% (stawka obowiązuje do 85 528 zł dochodu).
  4. Jeżeli od kwoty podatku zostanie odjęta suma zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne w danym roku- można będzie uzyskać podatek za cały rok.
  5. Otrzymany podatek należny od początku roku należy wpisać, a następnie odjąć zaliczki które zostały zapłacone w przeszłych miesiącach, jak i również kwotę zmniejszającą podatek wynoszącą 556,02 zł- to pozwoli na uzyskanie kwoty podatku za dany okres rozliczeniowy.
  6. Kwotę z ostatniego punktu zaokrąglamy do pełnych złotych- w efekcie końcowym otrzymujemy sumę która podlega wpłacie do US.

Elementy niezbędne na fakturze, a które opcjonalne

* Na fakturze muszą się znaleźć:

  1. Data wystawienia
  2. Następny numer nadany w ramach jednej serii, który pozwoli na identyfikację faktury.
  3. Nazwy podatnika lub imiona i nazwiska i nabywcy usług lub towarów, a także ich adresy.
  4. Numer podatnika niezbędny do identyfikacji w ramach podatku
  5. Numer nabywcy niezbędny do identyfikacji w ramach podatku
  6. Datę wykonania usług lub dokonania bądź też zakończenia dostawy towaru lub datę otrzymania zapłaty ( o ile ją określono i jest różna od daty w której została wystawiona faktura).
  7. Szczegóły dotyczące towaru lub usługi- rodzaju lub nazwy
  8. Ilość oraz wymiar dostarczanych towarów, bądź też szczegółowy zakres usług w ramach umowy.
  9. Cenę jednostkowa usługi lub towaru- bez kwoty podatku
  10. Wszelkiego rodzaju zniżki, upusty, rabaty o ile nie uwzględnia ich kwota netto.
  11. Wartość sprzedaży netto- bez kwoty podatku
  12. Stawkę podatku jaka obowiązuje
  13. Zsumowane wartości netto, z wyszczególnieniem na stawki podatku, oraz sprzedaż która jest od niego wolna
  14. Sumę kwoty podatku od sumy wartości netto- również z wyszczególnieniem na kwoty dla konkretnych stawek.
  15. Ogólną kwotę jaka się należy.

* na fakturze opcjonalnie można zamieścić:

  1. Metoda kasowa – stosowana jest przede wszystkim do małych przedsiębiorców, w odniesieniu do rozliczania podatku.
  2. Samofakturowanie – w momencie w którym to nabywca towaru wystawia w imieniu sprzedawcy dana fakturę.
  3. Odwrotne obciążenie – w sytuacji w której za sprzedaż towarów lub usług w której istnieje obowiązek rozliczenia VAT obarczony jest nabywca.
  4. Procedura marży dla biur podróży – stosuje się w przypadku świadczenia usług turystycznych.
  5. Procedura marży – stosuje się ją na przedmioty kolekcjonerskie, dzieła sztuki, towary używane, w tej sytuacji podstawę opodatkowania stanowi kwota marzy.

Kiedy należy fakturę skorygować, a kiedy można ja anulować?

Korekta faktury – może ją wystawić tylko i wyłącznie podatki, który wystawił fakturę pierwotną. W jakich sytuacjach można zastosować korektę?

  1. W momencie w którym nastąpił zwrot towarów do sprzedawcy.
  2. W momencie zwrotu kwoty nienależnych, które zostały wymienione w art.29 4 ustawy o VAT.
  3. W sytuacji zwrotu zaliczek, zadatków, przedpłat
  4. Zwiększenia ceny, które miało miejsce po wystawieniu faktury pierwotnej.
  5. Pomyłki w cenie, kwocie podatku, stawce, lub w którejś pozycji faktury.

Anulowanie faktury- przez tę czynność rozumie się jej zniszczenie poprzez podarcie jeszcze przed wysłaniem jej do odbiorcy. W praktyce w każdej firmie zdarzają się sytuacje, w których faktura jest wypełniona nieprawidłowo i jest niszczona bez uwzględnienia takiej czynności. Kolejnym przykładem anulowania faktury może być sytuacja w której towar został wysłany do kontrahenta, jednak ten odmówił jego przyjęcia. Do towaru została załączona oryginalna faktura VAT. Uznaje się że taka faktura nie została wprowadzona do czynności prawnej, gdyż nie jest dokumentem potwierdzającym że dana transakcja doszła do skutku.

Elektroniczne dostarczanie faktur

W dobie internetu oraz elektronicznego przesyłu danych, istnieje wiele uproszczeń z których skorzystać może zarówno osoba fizyczna, jak i posiadacz firmy. Prowadzenie firmy wymaga znajomości podstawowych praw i obowiązków. Niestety przepisy przez cały czas się zmieniają, a także pojawiają się nowe. W jaki sposób można być na czasie ze zmianami, a jednocześnie w prosty sposób radzić sobie z wystawianiem faktur w swojej firmie? Można pokusić się na zakupienie programu do fakturowania.

Obecnie na rynku jest ich dość sporo, jednak czytając opnie innych użytkowników można będzie znaleźć taki, który będzie spełniał nasze oczekiwania. Ponadto większość z nich posiada bazę klientów, dzięki temu wystawianie faktur będzie wymagało wpisanie nazw odbiorcy, natomiast reszta danych zostanie automatycznie wklejona.

Posiadanie programu do elektronicznych faktur to nie tylko ułatwienie w ich wystawianiu, czy korekcie, ale również znacznie bardziej przejrzysty obraz prowadzonej działalności, oraz porządek w razie kontroli z Urzędu Skarbowego.

Share This Post

Post Comment