Jak rozliczyć koszty zakupu paliwa zagranicą?

Jak rozliczyć koszty zakupu paliwa zagranicą?

 

Dla wielu przedsiębiorców rozliczenie kosztów paliwa zakupionego za granicami Polski przysparza wielu problemów. Temat nie jest jednak, aż tak skomplikowany – o ile pozna się najważniejsze zasady dotyczące nabywania paliwa poza krajem oraz sposobu jego rozliczania. Ważnym elementem rozważań, które mają na celu prawidłowe rozliczenie kosztów paliwa zakupionego za granicą jest stwierdzenie czy należy to rozpatrywać w kontekście wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru czy też nie, a także jak umieścić wpis dotyczący zakupu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów do której prowadzenia jest zobligowanych większość polskich przedsiębiorców.

Zakup paliwa za granicą

Zakup paliwa należy traktować jako zakup towaru – nie jako konkretną usługę. Dla uproszczenia przyjęło się powszechnie, że paliwo, które zostało zakupione za granicą uznawane jest za zużyte w tym samym kraju. Sprowadza się to do tego, że zakup paliwa za granicą nie jest dostawą wewnątrzwspólnotową. Jest to wynikiem tego, że paliwo kupione za granicą nie jest wysyłane ani transportowane z terytorium jednego państwa do innego kraju.

Z tego też powodu rozliczenie kosztów paliwa powinno odbywać się w kraju w którym ten towar został zakupiony i na zasadach, które w nim obowiązują. Przedsiębiorca jeśli chodzi o rozliczenie kosztów paliwa zakupionego poza granicami kraju nie ma żadnych obowiązków względem rozliczenie VAT w Polsce z tego tytułu.

Skoro paliwo nie podlega więc opodatkowaniu w Polsce nie stanowi (na gruncie obowiązujących aktualnie na terenie naszego kraju przepisów) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Największą tego konsekwencją jest więc pozbawienie przedsiębiorcy prawa do odliczenia podarku VAT w Polsce. Aby rozliczenie kosztów paliwa mogło wystąpić podatnik musiałby wystąpić na podstawie odrębnych przepisów wystąpić o zwrot podatku na terenie kraju w którym zakupił dane paliwo.

Zakupione na terenie innego kraju paliwo może być uznane za WNT, jeśli dany przedsiębiorcami zajmuje się obrotem międzynarodowym paliwami. Wtedy zgodnie z przepisami, które obowiązują od 1 sierpnia 2016 roku ma on obowiązek zapłacić podatek za wewnątrzwspólnotowe nabycie paliwa w terminie 5 dni od momentu wprowadzenia paliwa do kraju. Każdego innego przedsiębiorcę, który po prostu tankuje paliwo do swoich samochodów poza granicami kraju nie obowiązuje takie prawo i nie musi dbać o to, aby rozliczenie kosztów paliwa miało miejsce w Polsce.

Reasumując – skoro zakup paliwa poza terytorium RP nie jest opodatkowany w kraju oraz nie występuje wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru, zakup nie wywołuje również żadnych skutków dotyczących podatku VAT – transakcji takich nie wykazuje się zatem w deklaracjach VAT oraz w informacji podsumowującej.

Zasada uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu są bardzo ważną informacją dla przedsiębiorców, którzy są w większości zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Podstawową zasadą według której należy uznać poniesione przez firmę wydatki jako koszty uzyskania przychodu jest fakt, że zostały one poniesione w celu uzyskania przychodu albo zabezpieczenia jego źródła.

Tak też jest w przypadku paliwa zakupionego za granicami kraju. Skoro kwoty zakupu paliwa nie mogą według obowiązującego prawa zostać odliczonego jako podatek od towarów i usług, cała kwota brutto jaką przedsiębiorca zapłacić za paliwo (łącznie z podatkiem VAT) jest zaliczana do kosztów uzyskania przychodów.

Jak zaksięgować zakup paliwa w księdze przychodów i rozchodów?

Kolejnym problemem, który wielu polskim przedsiębiorcom sprawia problem jest kwestia odpowiedniego udokumentowania zakupu paliwa poza granicami kraju w księdze przychodów i rozchodów. Poniesione koszty za zakup paliwa należy wpisać do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ spełniają one określone w ustawie warunki uznania ich za takie.

Kwestia jak to zrobić jest stosunkowo prosta. Wydatki poniesione w innych państwa są zazwyczaj udokumentowane paragonami bądź dowodami kasowymi. Powinny posiadać odpowiednie oznaczenia jednostki sprzedającej – to jest między innymi stempel, określenie ilości zakupionego paliwa, a także ceny jednostkowej i wartości całego zakupu. Z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi podatkowej wynika, że dokumenty te należy odpowiednio uzupełnić – wpisać więc nazwisko podatnika bądź nazwę przedsiębiorstwa, jej adres oraz nazwę zakupionego towaru.

Wpis do księgi przychodów i rozchodów może być dokonany na podstawie paragonu. Podatnik nie musi wystawiać dowodu wewnętrznego, aby udokumentować zakup paliwa – jest on jednak zobowiązany do przeliczenia obcej waluty na krajową. Robi się to za pomocą zasad określonych w odpowiedniej ustawi – należy przyjąć za przelicznik kurs średni, który został ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym, który poprzedzał datę poniesienia kosztów. Zazwyczaj jest to po prostu poprzedni dzień względem daty, która widnieje na paragonie czy wydruku z kasy.

Należy pamiętać, że to na podatniku leży obowiązek udowodnienia wszystkich wpisów, które są zamieszczone w księdze. Ważne jest więc przechowywanie wszelkich dokumentacji (czyli również paragonów i wydruków za zakup paliwa za granicą) zgodnie z wymaganymi przez ustawę terminami, a także umożliwić przedłożenie dokumentów ewentualnej kontroli ze strony odpowiednich służb, na przykład Urzędu Skarbowego.

 

Share This Post

Post Comment